Pengertian Gugus Kendali Mutu (QCC)

Pengertian Gugus Kendali Mutu (QCC)

Gugus kendali Mutu (QCC)

Pengertian Gugus Kendali Mutu (GKM – Gugus Kendali Mutu (GKM) atau dalam bahasa Inggris disebut dengan Quality Control Circle (QCC)  adalah suatu kegiatan dimana sekelompok karyawan yang bekerjasama dan melakukan pertemuan secara berkala dalam mengupayakan pengendalian mutu (kualitas) dengan cara mengidentifikasikan, menganalisis dan melakukan tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan dengan menggunakan alat-alat pengendalian mutu (QC Tools).
Alat-alat pengendalian Mutu (QC Tools) tersebut biasanya disebut dengan QC 7 Tools yang diantaranya adalah terdiri dari :
Pareto Chart
Cause & Effect Diagram (Fishbone Diagram)
Scatter Diagram (Diagram Tebar)
Control Chart (Peta Kendali)
Check sheet (Lembar Periksa)
Histogram
Flow Chart
Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) ini  pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli pengendalian mutu (kualitas) yaitu Prof. Kaoru Ishikawa pada tahun 1962 bersama dengan Japanese Union of Scientists and Engineers (JUSE). Perusahaan pertama yang menjalankan konsep Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah Nippon Wireless and Telegraph Company pada tahun 1962.
Anggota GKM (Gugus Kendali Mutu) pada umumnya adalah karyawan yang bekerja pada unit yang sama dengan Jumlah anggota GKM yang ideal sekitar 7 sampai 8 orang yang masing-masing terdiri dari Fasilitator, Pemimpin Tim (Team Leader) dan anggota.  Pembentukan GKM ini harus mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen dan melaporkan tujuan GKM serta rencana tindakan pemecahan masalah yang akan diterapkan kepada Manajemen perusahaan. Keputusan dan penerapan rencana tindakan pemecahan masalah tersebut harus mendapatkan persetujuan dan dukungan penuh dari Pihak Manajemen.
Tugas Fasilitator GKM diantaranya adalah memberikan pelatihan kepada pimpinan tim (Team Leader) dan juga anggota Tim serta mengkordinasi jalannya kegiatan GKM (Gugus Kendali Mutu) ini. Fasilitator juga berfungsi sebagai mediator antara GKM (Gugus Kendali Mutu) dengan pimpinan Perusahaan (Manajemen). Sedangkan tugas Pimpinan Tim (Team Leader) adalah memimpin GKM secara aktif, bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan GKM, Mendorong anggota untuk berperan aktif, menjadwalkan dan mengelola jalannya pertemuan serta bersama dengan Fasilitator memberikan pelatihan kepada anggota GKM.
Tujuan utama dari Quality Control Circle atau Gugus Kendali Mutu ini adalah untuk membahas permasalahan yang terjadi di perusahaan dan memberikan rekomendasi solusi-solusi terhadap pemecahan masalah tersebut kepada pihak Manajemen. Masalah-masalah yang dibahas adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pekerjaan seperti Produk, Biaya, Waktu, Persediaan, Keamanan, Kesehatan dan Keselamatan kerja.
Melalui Kegitan GKM (Gugus Kendali Mutu), perusahaan juga dapat memotivasi karyawan, meningkatkan kemampuan karyawan dalam pemecahan masalah, meningkatkan keterlibatan karyawan serta menanamkan kesadaran karyawan tentang pentingnya pencegahan masalah.
Tahapan Pemecahan Masalah dalam Gugus Kendali Mutu (GKM)
Tahapan-tahapan proses pemecahan masalah dalam Gugus Kendali Mutu (GKM) diantaranya adalah :
Mengumpulkan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan
Memilih dan menetapkan prioritas masalah yang akan diselesaikan
Menetapkan Target untuk Masalah yang akan diselesaikan
Menyusun rencana kegiatan pemecahan masalah
Merekomendasikan Solusi atau Rencana Pemecahan masalah kepada Manajemen Perusahaan
Melaksanakan dan menerapkan Tindakan Pemecahan masalah yang telah disetujui oleh Manajemen Perusahaan
Monitoring and Evaluasi hasil Pelaksanaan
Melakukan Standarisasi

8 Langkah dan 7 Alat proses QCC

Dalam kesempatan ini saya ingin share tentang DELTA yaitu 8 langkah perbaikan dan 7 alat bantu yang digunakan dalam melaksanakan improvement tersebut (QCC).
Secara umum 8 langkah yang dilakukan dalam melaksanakan QCC adalah :
Menemukan Persoalan / Tema
Menetapkan Target
Melakukan Analisa Kondisi yang Ada
Melakukan Analisa Sebab Akibat
Merencanakan Penanggulangan
Melaksanakan Penanggulangan
Memeriksa (Evaluasi) Hasil Penanggulangan
Standarisasi dan Rencana Berikut
Sedangkan 7 alat Bantu dalam QCC adalah :
Check sheet
Stratifikasi
Diagram Pareto
Diagram Sebab Akibat  (FISH BONE)
Grafik dan Bagan Pengendalian
Digram Pencar ( Scatter Diagram )
Histogram
Sekarang kita akan lebih jauh tentang 7 alat Bantu QCC.

1. Check Sheet
Check Sheet biasanya berbentuk formulir kertas dengan item-item yang diperlukan sudah dicantumkan dan disusun sedemikian rupa. Digunakan untuk mengumpulkan data hasil pemeriksaan (pengecekan), karena itu ada pula yang menyebutnya dengan Lembar Pengumpul Data.
Checksheet

Tujuan Penggunaan Check Sheet
Check Sheet digunakan sebagai alat untuk mengumpulkan data dan informasi mengenai aspek dan kondisi tertentu yang diperlukan
Check Sheet biasanya dipakai untuk memudahkan proses pengumpulan data, dan memudahkan untuk menganalisa data
2. Stratifikasi
Yaitu menguraikan dan mengelompokkan data menjadi ke kelompok yang lebih homogen (tunggal). Tujuannya adalah untuk menhindari salah interpretasi dalam membaca suatu data.
3. Diagram Pareto
Yaitu suatu alat untuk melihat permasalahan yang paling tinggi prioritasnya. Divisualisasikan dalam sebuah diagram yang disusun mulai dari data terbesar/terbanyak.

Pareto

Kegunaan dari Diagram Pareto :
Menunjukkan dengan jelas dan mudah jenis data yang terbesar.
Menunjukkan perbandingan masing-masing jenis terhadap keseluruhan
4. Diagram Sebab Akibat
Merupakan diagram yang menggambarkan hubungan antara karakteristik mutu dengan faktor penyebabnya.
Dapat disebut juga Fishbone karena strukturnya yang mirip struktur tulang ikan.
Dikembangkan pertama kali oleh Prof. Kaoru Ishikawa dari Universitas Tokyo pada tahun 1950.
Fishbone

5. Histogram
Histogram adalah satu jenis grafik balok khusus yang menggambarkan penyebaran data sebagai hasil satu macam pengukuran dari suatu kejadian atau proses, apakah data tersebut keluar dari batas pengendalian atau tidak. Dalam keadaan normal, tinggi balok-balok tersebut menampilkan bentuk lonceng.

Histogram

Histogram sangat membantu sebagai tindakan preventif terhadap masalah yang ada dengan melakukan pencatatan data secara kontinyu, sehingga penyimpangan yang terjadi dapat langsung diidentifikasi secara dini sebelum masalah menjadi berlarut-larut.
6. Control Chart
Bagan pengendalian bentuk ini merupakan bagan yang paling umum untuk data yang diukur.

Control Chart

Bagan pengendalian x – R merupakan bagan pengendalian yang sekaligus menyatakan harga rata-rata (x) dan range ( R ).
Bagan x menunjukkan adanya perubahan pada harga rata-rata, sedang R menunjukkan adanya perubahan pada dispersi.
7. Scatter Diagram
Scatter Diagram atau Diagram Pencar dipakai untuk melihat hubungan / korelasi dua variabel yang berkaitan. Diagram ini dugunakan untuk melihat seberapa besar hubungan antara dua variable yang ditunjukkan pada Sumbu X dan Y.

Diagram Pencar
8 Langkah dalam QCC

1. Menentukan Tema
Memetakan Proses dan mengukur potensi kegagalannya (Quality, Cost, Delivery, S,M,E)
Merancang check sheet kegagalan proses yang efektif  untuk mengumpulkan data sebagai alat bantu validasi pemilihan tema.
Tools pendukung :
Brainstorming
Stratification
Scatter
Histogram
Pareto
Check Sheet
2. Menetapkan Target

Menggali penyebab kegagalan (7 M: Man, Methode, Machine, Media, Material, Measuring, Money/Cost) proses dengan Brainstorming
Menilai penyebab masalah yang ditemukan untuk mengukur kemampuan tindakan perbaikan sebagai dasar penentuan target
Kaidah penetuan target ( S M A R T )
Tools pendukung :
Brainstorming
Grafik
3. Melakukan Analisa Kondisi yang Ada (ANAKONDA)

Aktivitas :

Melihat permasalahan apa saja yang dihadapi

Interprestasi :

Melihat langsung di tempat kejadian secara bersama-sama dan bukan hanya membuat perkiraan saja melainkan dengan fakta.

Output :

Belajar melihat kenyataan
Belajar menganalisa dan membuat kesimpulan
Menemukan hal-hal baru
Membuka wawasan
Kaidah :

1.Internal : dari faktor 7M

2. Eksternal : Pest analysis

Tools yang digunakan :

Check Sheet

Fish bone

Pareto

Scater diagram

Histogram

Dll

4. Analisa Sebab Akibat

Aktivitas :

Menganalisa problem dengan diagram sebab akibat

Interprestasi :

Analisa dilakukan terhadap problem yang ditemukan di lapangan (bukan asumsi). Untuk mendapatkan akar penyebab, setiap cabang ada korelasi positif dan relevan dengan cabang sebelumnya.

Output :

Anggota memahami tentang hubungan sebab dan akibat
Akar penyebab / potensi penyebab ditemukan
Rasa kepedulian masalah semakin meningkat
5. Membuat Rencana Penanggulangan

Aktivitas :

Merencanakan aktivitas untuk mengatasi akar penyebab (menggali ide-ide perbaikan / ide-ide improvement)

Interprestasi :

Rencana merupakan manajemen konsep yang menggunakan matriks 5W + 2H dengan mempertimbangkan faktor-faktor 7M.

Sasaran aktivitas jelas secara kualitatif dan kuantitatif.

Out put:

Semua anggota terlibat
Semua anggota memahami tanggung jawab, masalah dan tujuan aktivitas
Ada rencana penanggulangan yang relevan dengan penyebab yang potensial
Tugas : merancang 5W + 2H dari hasil fishbone yang telah dibuat

6. Melakukan Penanggulangan

Aktivitas :

Implementasi / pelaksanaan rencana penanggulangan yang telah dibuat (monitoring schedule).

Mendokumentasikan data (visual, performance) sebelum, saat dan sesudah improvement.

Interprestasi :

Melakukan PDCA untuk merealisasikan tujuan aktivitas, melakukan evaluasi terhadap hasil tiap penanggulangan termasuk kesulitan yang dihadapi

Output :

Pengetahuan tentang aktivitas yang telah dilakukan
Implementasi penggunaan siklus PDCA
7. Memeriksa (Evaluasi) Hasil

Aktivitas :

Evaluasi keseluruhan hasil terhadap target yang telah ditentukan

Interprestasi:

Review terhadap aktivitas penanggulangan terhadap permasalahan yang dihadapi.

Melihat kemungkinan lain yg mungkin mengakibatkan masalah lain.

Melihat dampak / akibat secara keseluruhan

Melihat kemampuan / pengetahuan anggota

Output :

Ada perubahan kondisi dari sebelumnya
Trend yang jelas pada tiap aktivitas
Selain data item juga berdampak terhadap aspek lain
8. Standarisasi dan Tindak Lanjut

Standarisasi

Aktivitas :

Membuat standarisasi (SOP) agar masalah tidak terulang lagi.

Interprestasi :

Standarisasi dibuat berdasarkan hasil step VII dan dikontrol hingga stabil.

Output :

Anggota memahami dan peduli terhadap standarisasi yang dibuat
Standar / SOP menjadi standar yang resmi
Tindak lanjut

Aktivitas :

Membuat rencana berikutnya

Interprestasi :

Melakukan pendataan ulang masalah / problem yg dihadapi

Menentuka item yang akan ditanggulangi dan rencana kerja

Output :

Aktivitas tema selanjutnya sudah ada dan sudah ditentukan